[翻译] ASF如何准备董事会会议

ASF旗下有三百多个项目，董事会只有9个成员，每个项目一个季度就会向董事会发送一次报告，而每个月召开一次董事会会议。 ASF每次董事会，需要处理70+个项目的报告，以及其他与基金会相关的事务。 ASF是如何保证在一个半小时的董事会中能够高效的处理这些报告的？

简单的说ASF为了提高效率，提前让各个项目PMC准备报告，并且开发了一套专门的IT系统whimsy来处理和追踪与董事会议相关的内容。

本文翻译至 https://www.apache.org/foundation/board/meeting

董事会使用各种工具，并依靠Apache项目的志愿者来确保每月的会议顺利进行。这是一份关于每个月度董事会会议的经典时间表和流程的详细指南。

我们的“PMC汇报指南”列出了一个项目的季度董事会上进行汇报的内容以及如何提交报告。请注意，执行干事和非项目公司干事（如副总裁、Infra；副总裁、法律等）每月向总裁或董事会提交报告。

董事会会议采用电话会议（辅以IRC）的形式，通常持续1个半小时左右。会议按照提前公示出来的议程举行，由主席或相关主席团成员主持讨论。董事会会议欢迎每一位Apache的成员和PMC主席随时参加。

谁应该做什么

董事会负责监督包括所有Apache项目在内的整个ASF的运作。我们通过让负责公司运营的人员提交月度报告，以及每个Apache项目提交关于各自社区和技术状态的季度报告来进行督察。

• 运营人员每月向总裁提供一份关于其业务领域（如品牌、媒体、法律、基础设施等）的报告，然后由总裁向董事会提交关于ASF日常运营的汇总报告。
• 一些董事会成员和其他公司副总裁直接向董事会提供月度报告。
• 每个Apache项目的PMC成员协作提供项目的季度报告。PMC主席同时也是ASF的副总裁，负责确保报告真正提交到董事会议程。
• 在董事会会议期间，主席主持会议，秘书作记录并点名，要求出席或投票。董事会可对各种报告发表意见或提出问题；正式问题由秘书在会议结束后通过私人电子邮件向相关官员或PMC提出。
• 秘书还负责发布经批准的董事会会议记录（通常是下个月）。

常务董事会会议时间表

前一个月的会议中

在每月例会后不久，秘书将会议记录草稿提交董事会，供董事会审查和批准。然后，主席将会议期间采纳的正式行动的“ASF董事会会议摘要”概述发送给所有Apache项目提交人。秘书长对报告发表评论，并欢迎新的运营人员——详情见下文“休会”章节。

前一个月的会议后

在上个月的会议之后几天，下一个月（当前）会议的议程将被整理好并放入代码库。董事会议程和会议记录都保存在格式化文本文件中。这允许高级用户通过命令行进行编辑，但也允许使用“Whimsy Agenda Tool”议程工具（需要Apache账号登录）更方便地查看议程。

然后向所有PMC发出下次会议报告的截止日期的提醒。考虑到Apache PMC的分布在全球且和完全自愿参与的性质，提前提醒（和后续跟进）是很有帮助的。项目通常提前三周到几小时（如果董事们没有时间审查，报告可能不会被接受）之间的任何地方通过邮件列表和检查 Whimsy）向董事会提交报告。

Apache孵化器有一个特殊的提醒过程。因为孵化器中的每个被孵化的项目（Podling）都会提供自己的季度报告，所以他们会得到自己的提醒。孵化器PMC随后审查并汇总相关的Podling季度报告，允许Podling导师签字或添加其他评论，然后每月向董事会提交一份总体报告。

会议前的一周

每个月，董事会被随机指派为当月报告的一组PMC报告的牧羊人（负责审查报告），他将特别关注PMC的报告内容，检查并确保它们按时出现在议程中，并帮助将董事会的任何意见反馈给PMC。这有助于大家分工协作，以确保所有70多个项目的报告都被提交，并有一个总监确保反馈在之后得到处理。

许多PMC报告都在会议前一周列入议程，因此一些总监将开始审查议程和预先批准报告，或对报告提出意见/问题。如果一位总监对一份具体的报告有顾虑，他们会在会议议程中“标记”该报告，以便在会议期间进行讨论。这时，总监通常会再次检查PMC是否确实提交了完整的报告。如果项目报告提交的晚了，会直接给PMC发电子邮件提醒。

董事会希望不晚于会议前48小时敲定议程，尽管有时我们确实有迟交报告的情况。在会议召开前2-3天，大多数董事会审查整个议程，预先批准或在议程中对所有提交的报告发表评论。 PMC主席可以通过议程工具对任何主管的问题提供任何简短的答案或附加信息来加快会议进程。

由于所有活动（报告提交、批准、评论）都是通过使用SVN存储库来完成的，所以Apache成员和PMC主席可以在提交消息中查看会议准备进度。

董事会当天

会议当天，主席按顺序把议程安排了一遍。在点名之后，执行官通常会口头回顾他们报告的要点。

然后，我们使用预批准系统来加快每月审查70多份PMC报告的过程。任何PMC报告，如果大多数董事预先批准，且没有董事标记该报告的问题，则将获得普遍同意。这使得会议能够花时间讨论那些在会议之前没有经过董事的全面审查或有重要问题或任何董事已经标记的报告。负责人主导关于他们特别标记的报告的讨论，帮助主席专注于整个会议。

然后，我们逐步讨论议程的其余部分，就特别指示和决议进行表决，然后有时就新问题举行讨论会，或审查先前报告中提出的更深层次的问题。

休会/董事会结束后

会议休会后不久，我们将通知社区：

• 主席将会议要点的简要概述发送给我们的提交者。

  这份概述会记录任何未被接受的PMC报告，以及已批准的任何特殊指示的状态（通常是负责人任命或新项目），这些指示立即生效。

• 秘书直接将总监对每个PMC报告的意见和评论通过私人邮箱发送给相应的PMC，并抄送董事会。这确保PMC在委员会有任何问题时得到直接和立即的反馈。在大多数情况下，这些都是关于项目的简单问题，因此董事会希望PMC可以直接回复确认或回复反馈邮件至board@邮件列表。

• 如果存在需要跟进的严重问题，董事会将指派一名总监直接与PMC合作，以确保PMC理解这些问题，并且PMC开始采取行动解决问题（无论是总监还是其他自愿的牧羊人）。董事会希望在下个月的会议上或在PMC下一次正常的季度报告中听取这些行动的结果。

董事会工具

随着Apache Whimsy 项目的创建，我们现在有了许多帮助创建和管理议程的工具，以及用于提交、评论和批准报告的工作流功能，以及对当前议程和过去几分钟前的议程有方便的分类视图。

虽然大多数Whimsy的特性仅限于Apache提交者（而且大部分功能还限于Apache 会员、官员，甚至特别官员），但过去董事会会议纪要分类列表是公开的。这使得任何人都可以方便地按日期、PMC或重大特别决议回顾所有过去的董事会会议。请注意，这只是为了方便起见，此数据的官方/规范版本包含在我们所有过去董事会会议正式纪要中。

如何发布一个项目或官员报告

参见PMC主席的详细董事会报告指南。

如何参加会议

欢迎Apache成员和PMC主席参加。请将您自己列入议程，告知董事会您将出席：

• 导航到whimsy（需要Apache登录）

• 点击 Roll Call（点名）按钮

• 点击底部的蓝色 Attend （参加）按钮

  提前标记你的出勤率有助于秘书更快地完成点名。如果你以后做不到，用 Regrets （取消）按钮。

Call To Order部分有电话会议拨入和时区信息，以及我们用于非正式讨论的聊天频道信息（严格来说不是会议的一部分，但对问题讨论有用）。

关于董事会议程网站的帮助和提示

whimsy（需要登录）中的 Whimsy的董事会议程工具提供了许多可视化和评论委员会报告的方法，大大简化了整理和审查议程的过程。

选择导航 Navigation - Help, or press ? 以获取有关该工具的帮助。欢迎给Whimsy JIRA提交任何错误或提出增强请求。

您也可以在本地运行Board Agenda工具，体系结构概述和代码走读位于www/board/agenda/README.md。